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索引:LQ025-B0408-2017-0012 发布日期:2017-07-07
公开形式:主动公开 责任部门:路桥区档案局
公开时限:长期公开
内容描述:
台州市路桥区档案局 关于开展2017年度档案安全监管活动的通知


台州市路桥区档案局

关于开展2017年度档案安全监管活动的通知

 

各镇(街道)、区级机关各单位:

为认真贯彻落实《档案法》、《机关档案工作条例》、《浙江省档案登记备份管理办法》等有关规定,进一步加强镇(街道)、区级机关档案工作,推进“法治档案、民生档案、智慧档案、平安档案、活力档案”建设,做好2017年度档案安全监管工作。经研究决定,现将《2017年度档案安全监管评分标准》印发给你们,请认真执行。现将有关事项通知如下:

一、检查内容

详见《2017年度档案安全监管评分表》(附件2)

二、检查方式

请各单位于2017年8月10日前做好自查工作,于8月30日前填报《2017年度档案安全监管工作考核登记表》一式二份和《2017年度档案安全监管评分表》一份,上报区档案局业务指导科。区档案局将根据各单位自查情况,于9-10月份组织对各单位档案安全监管情况进行检查,具体时间另行通知。

检查采取实地抽查的方式,根据本单位制定的《机关单位文件材料归档范围和保管期限规定》、《关于转发<台州市综合档案室档案库房>的通知》(路档〔2016〕4号)、《关于全面推进数字档案室建设的通知》(路档〔2015〕8号)、《台州市路桥区档案局关于推进“十三五”期间规范化综合档案室建设的通知》(路档〔2016〕5号),对档案实体整理、档案安全保管条件、数字档案建设、档案室综合管理情况进行全面检查。

三、检查结果

区档案局将根据检查情况,评出分数。年检分数区级机关纳入2017年度区级机关法治建设考核中,各镇(街道)纳入路桥区2017年度平安创建工作责任制分工考核中。其中,得分95分及以上的为优秀,90分-94分为良好,80分-89分为合格,80分以下为不合格。不合格单位将由区档案局出具档案监督检查整改通知书,责令限期整改。

   

附件:1.2017年度档案安全监管工作考核登记表

      2.2017年度档案安全监管评分表

 

 

 

                        台州市路桥区档案局

                          2017年7月7日

 

 


附件1

2017年度档案安全监管工作考核登记表  

单位名称

                     (盖章)

地址

 

分管领导

 

档案管理目标认定等级:    年     级别

数字档案室认定等级:      年     级别

档案员姓名

 

联系电话(含手机)

 

三分开情况:

库房    平方;

办公室    平方;

阅档室    平方

备注说明:   

                

办公室设备配置情况:

计算机    台、复印机

     台、扫描仪    

台、打印机   台  、全宗柜架     组  

库房设施设备配置情况:

去湿机    台、空调    台、监控系统     眼、灭火器   台  、温湿度控制仪   台、防盗窗防盗门有无   、防光窗帘有无   、防磁柜   台、密集架     列或档案箱     组。

阅档室设备

配置情况:

阅览桌    

计算机    

各处室档案是否集中统一管理

 

《单位文件材料归档范围和

保管期限》是否经过审批

 

有无档案安全预案

 

是否建立全宗卷和统计台帐

 

实体

档案

管理

情况   (永久、30年)

档案门类

2016年前室藏总数

2016年度归档数(卷、件)

文书档案

卷(件)

 

业务档案

卷(件)

 

科技档案

卷(件)

 

会计档案

卷(件)

 

特种载体

卷(件)

 

数字档案室

室藏目录数据库(永久、30年)   条;全文数据库  页;总数据量   GB;永久、30年数字化率达    %

本 单 位

自检情况

 

                                                   年   月   日

年 检

结 果

                                          台州市路桥区档案局(盖章)

                                                   年   月   日


附件2

2017年度档案安全监管评分表

填报单位(盖章)                       

项目

考核内容

分值

评分细则

自评分

得分

一、落实档案工作保障条件

(20分)

1.1成立由单位领导任组长、科室负责人为成员的档案工作领导小组;建立机关档案工作网络;保障档案工作经费

2分

成立领导机构的,落实档案工作经费的(1分);建立档案工作网络的(1分)。

 

 

1.2建立综合档案室,配备责任心强,业务素质好的档案管理人员,且保持相对稳定;档案人员经过档案部门的业务培训

4分

①建立综合档案室(2分);有专兼职档案员(1分);持证上岗(1分)。

 

 

1.3配备满足档案安全保管需要的库房、装具和档案信息化建设所需的设施设备

12分

档案库房符合保管条件的(3分);办公室、库房、阅档室三分开的(3分);档案装具数量充足,质量可靠的(3分);配有满足工作需要的计算机、打印机、刻录机、扫描仪、数码相机等(3分)。

 

 

1.4有符合要求的档案管理软件

2分

配有档案管理软件单机版(1分);网络版(2分)。

 

 

二、加强档案业务建设

(42分)

2.1建立健全各项档案管理制度

2分

有档案管理办法、立卷归档、鉴定、保管、保密、查阅利用及档案人员岗位职责等管理制度的(1分);制定档案安全管理应急预案的(1分)。

 

 

二、加强档案业务建设

(42分)

2.2本单位各种门类、载体档案按照规定实行集中统一管理

10分

全部档案实现集中统一管理的(10分),每缺一种门类或载体的,扣1分,扣完为止。

 

 

2.3认真贯彻落实国家档案局8号令

2分

没有制订或修改本单位《文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》并通过审核备案的不得分。

 

 

2.4按时完成文件材料整理归档工作,各类档案(文书、科技、会计、业务、特种载体等)均已收集齐全完整、规范整理归档

18分

①文书档案(4分):2016年前(含2016年)的文书档案全部整理完毕,没有完成的不得分,特殊原因扣3分;发现本单位发文存在无原稿现象的扣1分;收集不完整的酌情扣分(各种会议记录、花名册、干部年终考核材料、各种统计年报、计划和总结、工资、组织介绍信存根等没有归档的,每缺一项扣0.5分)。                                                                                                                              

②基建、设备档案(各2分):区级以上重点工程项目未通过专项验收不得分,一般基建档案收集整理不完整的酌情扣分;设备档案收集整理不完整的酌情扣分。

③会计档案(2分):收集不全、整理不规范的酌情扣分。

④业务档案(4分):行政许可、行政确认等各类行政审批档案和其他业务档案;收集不齐全扣2分,未收集建档不得分。

⑤照片档案(2分):照片未收集整理的不得分;照片数量少、收集不齐全酌情扣分;属永久保存的数码照片没有同时冲洗纸质照片整理归档的扣2分。

⑥磁介质、实物档案(2分):含光盘、录音录像、奖状奖牌奖杯、题词书画、各类证照等,收集不齐全的酌情扣分。

 

 

二、加强档案业务建设

(42分)

2.5保管期限划分准确,案卷质量符合要求

4分

保管期限划分准确(2分),卷内发现有不归档的文件材料、保管期限划分不准确的酌情扣分。

归档文件材料字迹符合耐久性要求(1分),发现有圆珠笔、铅笔、纯蓝墨水等不耐久字迹材料的酌情扣分。

各类档案案卷质量达到档案业务规范要求的(1分)。如归档文件无金属物,装订结实美观;按件整理的装订、分类、排列、编号、编目、装盒等符合《归档文件整理规则》要求;按卷整理的组卷合理,案卷标题拟写简明、准确,案卷封面、卷内目录、备考表填写完整。未达到质量要求的酌情扣分。

 

 

2.6编制了本单位适用的各种档案目录,编有大事记、组织机构沿革、年鉴

4分

①编有各类档案案卷目录、全引目录、归档文件目录的(2分),②编有本单位大事记(1分)。

③编有本单位组织机构沿革(1分)。

④编有本单位年鉴(加2分)。

 

 

2.7 建立规范的全宗卷

2分

全宗卷整理不规范、内容不完整的酌情扣分。

 

 

三、积极开展规范化数字档案室建设

(18分)

3.1建立室藏各类档案案卷级、文件级目录数据库

6分

①室藏文书档案全部建立文件级目录数据库(2分),每缺一年扣1分。

②室藏业务、科技、会计等档案全部建立案卷级、文件级目录数据库(4分),只有部分档案建立目录数据库的按百分比扣分(会计凭证及部分业务档案只需案卷级输入电脑)。

③质量不符的酌情扣分。

 

 

三、积极开展规范化数字档案室建设

(18分)

3.2按要求完成传统载体档案数字化,建立室藏各类档案全文数据库,能利用计算机进行全文检索

6分

完成室藏永久长期(或30年)保存的文书档案数字扫描的(2分),部分完成的按百分比扣分

完成室藏永久长期(或30年)保存的主体业务档案、科技档案、会计档案等传统档案数字扫描,全部完成的(2分),部分完成的按百分比扣分

③所有数字化成果与电子目录实现有效挂接并提供利用的(1分)。

完成室藏保管期限为永久、长期(或30年)的照片、实物档案的数字化,建立图文、视频等多媒体档案数据库并符合质量要求的(1分),工作未开展不得分。

实现电子公文网上直接归档,建立文档一体化管理系统(加5分)。

 

 

3.3实现档案室数字档案利用服务

3分

在档案室提供目录和相关全文数据查阅服务的(1分)。

按权限为本单位各部门和个人提供网络化档案目录和相关全文查阅服务(2分)。

编制电子档案编研成果,通过网络发布提供服务的(加2分)。

 

 

3.4建立数字档案安全监管和备份制度

3分

建立数字档案安全保管制度,建立数字档案统计台帐(1分)。

做好数字档案数据的日常管理和维护;定期对载体及其软硬件环境进行检测,建立日志台帐;根据需要做好相应数据迁移、转换、备份工作(1分)。

制定涉密档案数据管理制度,严格区分密与非密,定人定岗进行涉密数字档案管理;数字化加工严格按照相关规定执行(1分)。

 

 

四、做好档案登记备份工作

(12分)

4.1按要求开展档案登记工作

2分

根据《浙江省档案登记备份管理办法》,开展档案登记工作,按时报送登记材料且符合要求的(2分);登记材料不真实、不完整的酌情扣分;未开展登记工作的不得分。

 

 

4.2按要求完成档案数据备份工作

10分

每年10月底前完成本单位档案数据(包括档案目录数据、各门类档案数字化成果)备份工作的(10分),备份数据不完整、不规范、不及时的酌情扣分。

开展电子业务档案数据备份的单位(加2分)。

开展电子档案移交试点的单位(加2分)。

 

 

五、其它

(8分)

5.1创建规范化综合档案室

 2分

按要求创建规范化综合档案室,并通过验收

 

 

5.2创建数字档案室

 2分

按要求创建规范化综合档案室,并通过验收

 

 

5.3加强本系统机关、企(事)业单位档案行政监管

 4分

建立本系统机关、企(事)业单位档案工作监督考核机制(2分)。

②制定本系统机关、企(事)业单位规范化档案室建设五年规划(2分)。

 

 

五、其它

(8分)

5.4本单位档案工作受上级部门表彰

 

受市级表彰加2分;受省级表彰加4分;受国家级表彰加8分。

 

 

5.5档案学术论文研究

 

在市级档案学会、杂志上发表加1分;在省级档案学会、杂志上发表加2分;在国家级档案学会、杂志上发表加4分。

 

 

六、平安考核

    根据平安浙江考核要求,因“发生档案安全事故平安考核扣分1-8分的”,直接定为不合格;各科室档案未集中统一管理且档案库房安全保管条件不符合规定要求,直接定为不合格。当年通过规范化综合档案室、数字档案室和台州市级以上目标认定标准的单位直接确定为优秀。

 

 


  路档 [2017]12号(关于开展2017年度档案安全监管活动的通知).doc

 

 

 

 

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