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索引:LQ025-B0408-2017-0018 发布日期:2017-09-15
公开形式:主动公开 责任部门:路桥区档案局
公开时限:长期公开
内容描述:
重点建设项目档案管理执法双随机抽查结果通报

根据《台州市路桥区档案局档案行政执法随机抽查实施方案》(路档〔2016〕21号)、《关于开展区级以上重点建设项目档案安全管理专项执法检查的通知》(路档〔2017〕11号)等规定,进一步加强我区重点建设项目档案依法管理,区档案局8-9月对本区范围内的区级以上重点建设项目档案安全管理情况进行了专项执法检查,在区级重点建设项目名录库中共抽查了10个项目。现将有关检查情况通报如下:

一、 重点建设项目档案工作检查情况

(一) 重点建设项目档案工作环境不断改善,档案工作意增强

重点建设项目档案管理逐步得到主要领导的重视,将档案工作纳入重点建设的整体安排中统筹考虑,有部署、有检查、有考核,有力地推动了重点建设项目档案工作的开展。特别是水利和交通主管部门对重点建设项目档案工作十分重视,在召开会议和工程检查时积极主动对重点工程项目档案工作进行部署,并提出明确要求,做到档案工作与工程建设同步进行。如路桥青龙浦排涝工程、飞龙湖2号小区等多数项目建设单位落实分管领导、专兼职档案员,建立了覆盖建设单位各部门、施工、建设单位的档案管理网络,配置档案库房和档案柜、计算机、档案管理软件等基础设施,为档案管理提供了较好的基础设施保障。

  (二)重点建设项目档案管理制度不断健全 ,管理措施得力

   为推动重点建设项目档案工作的顺利开展,多数项目建设单位高度重视档案管理,多措并举,从源头上加强对档案工作的控制管理,如山马安置小区、飞龙湖2号小区、泰隆大厦、内环里路桥段等建立了项目档案编制办法、项目文件归档范围和保管期限表、竣工图编制办法、档案管理制度等,不断健全档案管理制度,推动档案工作走上制度化、规范化的轨道。有些项目把档案工作纳入工程质量领导责任制、项目法人责任制、招标投标制、工程监理制和合同管理情况,在签订设计、施工、监理和设备采购合同时,对档案资料的形成质量与整理移交工作提出明确要求。特别是在监理合同中除了要求监理单位做好自身形成文件的积累、整理、归档工作外,还要负责对施工单位文件材料的形成和管理进行监督,使重点建设项目档案管理水平得到全面提升。    

   (三)重点建设项目档案业务水平不断提高,确保档案完整安全

     从执法检查情况看,大部分重点建设项目档案工作的基础业务建设有了明显的进步,档案员档案意识和业务素质有了明显提升,档案安全意识有了明显加强,档案归档质量也有了明显提高。秀洲至路桥区路桥段南山至洋屿段工程、路桥青龙浦排涝工程、东部农业开发涂面一期整理工程等项目建设单位积极派人参加档案业务培训,根据国家重大基本建设项目文件材料归档范围,认真收集积累并管理好(工程准备阶段文件、监理文件、施工文件、竣工验收文件(含竣工图)等反映基本建设项目)各个阶段的档案资料,对工程建设和管理过程中形成的各种门类和载体的档案进行集中统一保管。多数项目做好预立卷工作,编制分类方案、卷内目录等,在平时利用时登记造册,采用复制发放图纸、提供复制件借阅利用等方式,使档案原始性、完整性和安全性基本得到保证。

二、重点建设项目档案工作存在的主要问题 

 近年来,重点建设项目档案工作取得了长足的进步,但是发展仍不平衡,还有相当部分的重点建设项目档案工作处于失控状态。 
       (一)部分单位领导对重点建设项目档案工作未给予足够重视,未将档案工作摆上应有位置 
       通过执法检查,我们发现目前尚有相当一部分单位的领导没有认识到重点建设项目档案工作的重要性,对档案工作不重视,不过问,没有配备必要的档案人员,使档案工作处于无人过问的状态,大量的重点建设项目档案散失在施工、监理单位或个人手中,给项目建成后的使用和维护留下了隐患。 
      (二)部分项目建设单位重点建设项目档案工作的控制管理不力 
        有些重点项目建设单位由于制度建设不完善,缺乏有力的控制措施,在项目建设过程中对档案工作的指导监督不够,往往到工程结束再着手这项工作,致使重点建设项目档案业务建设存在诸多问题。一是项目文件材料收集不齐全、不完整,特别是前期文件有很多复印件;二是部分建设项目的设计变更未完整地反映到竣工图上,竣工文件编制存在不准确、不规范的情况;三是合同日期、签字盖章手续不齐全。

 (三)重点建设项目档案人员的业务素质仍有待进一步提高 
       重点项目建设单位多为新建单位,档案人员一般都是新手,对档案业务普遍不熟悉。有些项目单位,档案人员虽然具备一定的档案业务素质,但往往又对工程建设不熟悉,无法全过程跟踪指导档案工作。有些工程跨度时间长,档案人员变动频繁,由于档案人员的不确定性,影响了档案人员业务水平的提高和档案工作的开展。档案资料利用借阅缺少登记手续,对照片、光盘等特种载体档案未注意积累收集。
       (四)部分重点建设项目档案保管条件差,危及档案安全 
        从执法检查情况看,目前仍有部分重点建设项目未配置档案用房和必要的档案管理和保护设施。由于缺乏必要的保管条件和保护措施,影响档案的安全和长久保管。 

三、加强重点建设项目档案工作的几点意见 
        重点项目的建设与发展关系国计民生,对促进经济发展与社会进步具有重要意义。重点建设项目档案是重点项目建设成果的结晶,加强重点建设项目档案工作与保证重点项目工程质量同等重要,责任重如泰山,必须切实抓紧抓好。 
       (一)进一步宣传贯彻《档案法》等档案法律法规,坚持依法管理重点建设项目档案工作 
        针对当前工作中存在的领导重视程度不够的问题,各项目主管部门和建设单位要加强对《档案法》、《浙江省<档案法>实施办法》等档案法律法规的学习宣传贯彻,提高重点建设项目全体建设者和管理者的档案法制意识,使重点建设项目各有关单位的领导认识到管理和保护档案是重点项目建设和管理的客观需要,也是国家法律法规的规定要求,并督促有关人员在各自职责范围内做好重点建设项目档案工作,建立健全档案管理网络和档案管理制度,加强对参建单位档案的监督和管理。
      (二)加强监督指导,提高重点建设项目档案工作的业务建设水平 
       各项目建设单位要进一步完善重点建设项目档案业务规范建设,加强对项目文件材料形成、积累、整理、归档工作的全过程控制,确保项目档案完整、准确、系统参建各方要及时收集建设过程中形成的各类载体文件材料,在形成归档文件材料过程中要重视材料形成的质量,用笔要规范,签字签章手续齐全,竣工图要编制规范。进一步规范预立卷制度,落实项目档案原件双套制。项目主管部门要定期开展重点工程档案检查和指导工作,项目建设和参建单位要做到项目档案归档工作与工程建设同步管理,要严把档案收集关和质量关。

     (三)加强业务培训,提高重点建设项目档案人员的业务素质 
       各项目建设单位要配备稳定的项目档案管理人员,明确职责,强化责任感。档案管理人员要积极参加必要的业务培训,熟悉工程档案管理业务知识,提高档案管理人员操作技能,同时要熟悉工程建设基本知识,不断提高自身素质,以适应重点建设项目档案工作的需要。 

 

台州市路桥区档案局

2017915
       

 

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